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挨拶状について 知識とマナー

挨拶状のマメ知識

種別 項目 説明
挨拶状 社交・儀礼 ビジネス挨拶状は、宛名や差出人が個人名だとしても「会社」対「会社」の挨拶状です。従って親しい間柄のやり取りではなく、社交として儀礼的な内容になります。
”記載しなくても意図は通じるはず”ではなく、必要なタイミングに丁寧且つ姿勢を正した儀礼的な文章で伝え、場合によっては必要な品を贈る事が基本です。
タテ書きとヨコ書き 日本語の正式な挨拶状は、お詫び・弔事・お見舞いに関しては、礼儀を重視してタテ書きが基本です。
一方、レセプションなどの招待状のようにタテ書きでは逆にイメージがズレてしまう場合や、ビジネスの用件を伝える内容(例:セミナー開催のご案内)の場合はヨコ書きでも構いませんが、特に理由のない限りはタテ書きをお奨めします。
貴社と弊社 形式を重視する場合、挨拶状の行の上の方が格が上になります。従って「貴社」や「○○様」という言葉は行の上半分にくるように配置し、「弊社」や「私」は行の下半分に配置するか、または一回り小さく記載します。
段落落ちと句読点 挨拶状では古く書簡を書いていた頃からの慣習により、段落落ちがありません。また句読点をつけない慣習も現在残っています。 明治以前は漢文が読めない人に対して訓点をつけており、句読点もその類と考え、相手に教養がないと判断している解釈となるため、句読点をつけない慣習が、現在も続いています。
発信年月日 平成○○年○月○日または平成○○年○月
 会社設立/開業/社屋落成/創立記念
平成○○年○月○日
 会社移転/支社移転/組織変更/社名変更/合併/
 提携/休業/就任/異動/転勤/着任/退任/
 各種通知/祝い状/見舞い状/詫び状/お礼状/
 招待状全般
 退職/お礼状(中元やお歳暮)
宛名書き 宛名ラベル 宛名書きを宛名ラベルで代用することは、余程の事務的な内容以外は失礼になります。挨拶状などの儀礼的な場合は筆耕もしくは宛名印字が礼儀です。
旧字や異体字 相手の氏名の漢字がパソコンで表示できない場合でも、失礼がないように正確な表記を心がけましょう。挨拶くんでは、名簿への変換コード記載により、その後の宛名書きも常に変換されます。
苗字だけ 相手の苗字しか判明していない場合、苗字だけで送ることはできる限り避けましょう。初回を苗字だけで送る事は、次回以降も不明のままになり易く、相手に良い印象を与えません。可能な限りフルネームでの名簿作成に努めましょう。
肩書き 肩書きを苗字の後に続けて「本宮総務部長様」とする事は避けましょう。肩書きは氏名の前に付けて「総務部長 本宮光雄様」とします。
敬称の「殿」 以前は公用において「殿」を使用していましたが、差出人と同等、目下という解釈もあるため、近年では、使用を避けた方が無難です。
差出人 氏名の明記 法人として挨拶状を送付する場合は送付側の責任を明確にすることが礼儀です。会社名の記載のみではなく、可能な限り、差出人の責任者の氏名の記載を心がけましょう。
移転 法人の住所移転の挨拶状では移転日の前に送る挨拶状では旧住所で記載し、移転後に送る挨拶状では新住所で記載します。
日付 洋封筒の場合、差出人は通常左側へ配置(日付も左側)し、不祝儀の場合は右側(日付は左側)に配置します。長3封筒の場合、通常は中央(日付は左側)か左側(日付は右側)へ配置します。ただし日付は最近ではほとんど省略されます。
封緘印 封緘印 儀礼的な場合、正式には無断で開かれることを禁じる意味で封緘印を押します。「〆」は略字なので正式には「封」や「緘」が正しい封緘印となります。慶事では「寿」や「賀」も使用されます。
送付時期 会社設立、開業
招待状全般
2週間程前に届くように送付します。
移転 1ケ月程前を目処に送付します。万一、移転後に送る場合は新住所で記載します。
行事・催し 1ケ月程前を目処に送付します。
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